NO IMAGE

探しているOfficeファイルを一番早く開く方法

nishinです。

今回は、開いたことがあるファイルを最速で
再度開く方法です。

自分が保存したにもかかわらず、
どこに保存したか忘れてしまうことってないでしょうか?
自分で保存場所を決めて、フォルダまで作ったのに!
よくあることです(*^-^*)

ファイル、どこに保存したっけな?
サーバかな?クラウドかな?
それとも自分のパソコンのデスクトップ???

最近は保存先がクラウドなど、多岐にわたるので
探して見つけるのも苦労します。

初心者 5
効率化 5
難しさ 2

 

既にファイルやフォルダをたくさん開いていて、
もうこれ以上探すために開きたくない

プログラムを起動して「最近使ったファイル」から開くのが最速

プログラムを起動し、「最近使ったファイル」から目的のファイルを探します。
Excelのファイルであれば

  1. Excelを起動
  2. もうそこに最近使ったファイルの一覧が出ています!
    最近使ったファイル

ファイルの履歴を追う技です

使いたいファイルは、探さずにすぐにファイルを開きたいですよね!
自分が保存したファイルの場所を人に聞くなんで、
そんな恥ずかしいことできません!

今、私はWindows10でOffice2013やMicrosoft365を使っています。
同じ環境であれば、この「最近使ったファイル」から
Officeファイルを一番早く開く方法が、とても役立ちます。

色々試した結果、プログラムから「最近使ったファイル」からが最速な理由

Windows7の時は、スタートボタンからすぐに「最近使った項目」があり
最近使った順から、プログラム関係なく
使ったファイルをピンポイントですぐに探して開くことができました。

Windows10はデフォルトで用意されていませんが、
カスタマイズすればショートカットを作ることができます。
私もWindows10にした最初の頃に設定しました。
でも・・・なんか使いにくいんですよね。
そのうち使わなくなりました。
直接ファイルを指定しにくいんですよね。
(あくまでも私はそう感じただけです)

 

タスクバーから「最近」のファイルを開くのが イマイチな理由

開きたいファイルのプログラムが起動していれば
タスクバーの右クリックからでも、最近使ったファイルの履歴が出ます。

これのデメリットは2つあります。

  • ファイル名が長いとパッと見てすぐにどのファイルなのか、わかりにくい
  • 同じファイルや似たようなファイルを、別の場所に保存していた場合、
    保存先の階層が一覧で表示されないので、マウスを重ねないと開きたいファイルがどれかわからない。上のファイルはデスクトップに保存されている「PCR検査受信報告シート(nishin).xlsx」
    上のファイルはドキュメントに保存されている「PCR検査受信報告シート(nishin).xlsx」

最近使ったファイル2

どちらも、ファイル名にマウスを重ねて数秒すれば、保存場所がわかりますが
正直、まどろっこしいですw

一分一秒を争う仕事の現場だったら、
じっくり目視で確認している時間はもったいないです。
間違って違うファイルを開き
違うファイルを上書き保存してしまう可能性だってあります。

 

同じファイルをよく開く時は、ファイルのショートカットを作成しておく?

そして、開きたいファイルは
毎日同じだったりしませんか?
開きたいファイルが5つまでなら
ファイルのショートカットを作っておいた方がいいかもしれません。

でも、私は毎日ファイルを10以上開きます。
ショートカットの保存場所を忘れますよw

プログラムを開いてから履歴を追うメリット

どこに保存されているファイルかわからないまま探すのではなく、
目的のプログラムを開くと、
タスクバーのショートカットより、ファイル名やパスが大きく表示され
目的のファイルがすぐ見つかります。

10秒、いや本当に保存場所を忘れてしまっていた場合は5分以上
時短になりますよね。

私は平日はサラリーマンをしていますので、
仕事をしている時は、次々に過去に使ったファイルを再度開くことがよくあります。
あなたもそうですよね。
いかに早く目的のファイルを開くかということを考えたら、
ファイルを探すのではなく、プログラムをまず開く
という方法に行きつきました。

開きたいファイルのプログラムはあまり忘れることはないでしょうw

 

Officeファイル以外も履歴から開いてみましょう

この時短技は、Officeだけでなく
Adobe製品でも活用できます。
また、他のプログラムでもこの「ファイルの履歴」が残す機能があれば
同じような方法で、すぐにファイルを開くことができます。
つまりこの時短技を覚えておけば、
ほとんどのファイルを、最速で開くことができるということです!

大事な仕事の時間に、ファイルを探している時間は無駄です。
もったいない!
ファイルの履歴から、1秒でファイルを開いて時間の節約をしましょう!

NO IMAGE
最新情報をチェックしよう!
>サイトNo1.「秒」でわかるパソコン講座

サイトNo1.「秒」でわかるパソコン講座

仕事で忙しい時にググってすぐに調べたい方のためのサイトです。 今よりもっとパソコンを効率よく使いたいと思っている方は、休憩時間やお家でじっくり見てください。 【「秒」でわかるパソコン講座】で検索を! SNSは準備中です。

CTR IMG