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「上書きモード」は解除し「上書き入力」で時短に

nishinです。
今回は、「上書きモード」と「上書き入力」の違いです。

  • 文字の訂正を素早くしたい
  • 文字を早く置き換えたい
  • Wordなどで書式はそのままで内容だけ他ところからコピーしたい

日頃こんなことを考えている方に読んでいただきたい内容です。
「上書き入力」でパソコン効率化できます。

初心者 5
効率化 2
難しさ 1

 

私はインストラクター時代、試験対策講座を教えていました。
試験は時間が限られていますので、急いで入力するとミスタイプが多くなります。
早く修正する方法を教えてあげたい!という思いから、受講生にこの方法を勧めていました。

また、仕事などで書式が決まったファイルを作成するとき、一から作成より「既に作成されているファイルの文章を丸ごと置き換える方が早い」という時があります。
現在私は社内情シスの仕事をしており、便利な使い方を質問されることがあります。
そんな時にこの方法を、伝えています。

「上書きモード」で後ろの文字が消えていく・・・

知らない間に勝手に上書きされて後ろの文字が消えていた!

文字を訂正していたら、いつの間にか後ろの文字が消えてしまって、
あああーーーーってなったことはないでしょうか。
文字が青やグレーで反転していて、上書き入力になってしまい

困ったことはありませんか?

知らない間に上書きモードになってしまっていたのですね!

主にWordやOutlookで起こりますよね。

「上書きモード」は解除しましょう

Wordの場合

  1. Insertキーを押す
    Insertキー
    もしくは
  2. Wordの一番下の部分を右クリック→上書きモードのチェックを外しましょう
    上書きモード解除

 

Outlookの場合

一度Outlookの全てを終了し、Outlookを再起動しましょう。
(Outlookで勝手に上書きモードになってしまうのは、不具合だと思われます)

 

「上書きモード」は使用しないで「上書き入力」を使いこなす

私は「上書きモード」を使用しません

先ほど解除方法を紹介したように、Wordなどでは「上書きモード」というのがあり、
文字を削除しなくても、入力していくと後ろの文字が勝手に消えます。
でも後ろの文字が上書きされてしまうので、
せっかく入力した文字が消えてしまいます。

しかも気が付けばかなりの文字が、消えている・・・。
Word使用歴20年以上の私ですが、正直この「上書きモード」を使ったことがありません

「上書きモード」は使用しませんが「上書き入力」は便利です

上書きモード:既存の文字が上書きされていく(Wordの上書きモード)
上書き入力:特定の文字だけ、指定して上書きすることができる

 

「上書き状態」とは

ファイルを「名前を付けて保存」する時や
名前を付けて保存

文字をドラッグアンドドロップして文字が反転している時は
上書き状態

「上書き状態」つまり「上書き入力」ができる状態にあります。

 

【実例】「上書き状態」で「上書き入力」すると時短になる

大量の文字列を訂正したい時、
「Del」「バックスペース(BS)」で一文字ずつ削除していますか?
全部文字を削除してから入力していますか?

パソコンで文字を入力している、Wordやメールを作成している時など
大量の文字を削除して、訂正入力する時、手間取りませんか?

まずたくさんの文字を削除しないといけないですし、
削除している時に、うっかり残したい文字まで削除してしまったり・・・。
何かもっといい方法はないかな?
効率がよい方法があればなと思ったことはありませんか?

「上書き状態」で「上書き入力」するとは?

  • ファイル名を付けて保存の時
    文字は青く反転します
    名前を付けて保存
     この反転している時が「上書き状態」
  • WordやOutlookなどで文字をドラッグアンドドロップする時
    文字はグレーで反転します
    上書き状態
    この反転している時が「上書き状態」

 

この「上書き状態」で

そのまま新しい文字を入力すれば、元から入っている文字は勝手に消えます。

※ここで文字を「Delete」や「BS」キーで削除しない!!

上書き入力

 つまり、文字をわざわざ「Delete」や「BS」キーなどで削除しなくても
上書き入力しない
そのまま新しい文字を入力すれば、元から入っている文字は上書きされます

はい!完了!!
5秒で完了です!

(ちなみにこの名前を付けて保存の時に拡張子を残す人がいますが、
 残さなくてもいいです。拡張子は保存時に自動的ににつくので、
気にせずファイル名のことだけを考えましょう)

 この時にファイル名を削除する人はうちの会社では9割くらいいます。
 拡張子を残す人は、そのうちの1割くらいでしょうか。

大量の文字を「上書き入力」することも

元の書式はそのまま残したいけれど、文章を丸ごと入れ替えたいという時によく使用します。

例1)
Wordの大量の文章を削除し、別の文字列に置換したい時

①削除したい文字列をドラッグアンドドロップ
この「上書き状態」で
※ここで文字を全て消さない!!
ASDF

②置換したい文字をいきなり入力する
 一つキーを押すと、上書き状態にした文字はすべて消えます
ZXCV

はい!完了!!
5秒で完了です!

実際一部だけ上書きしたい時は、
文字を削除してから新しい文字を入力している方がほとんどだと思いますが、
絶対に文字反転させて入力する方が時短となります。

 

例2)
Wordで元の書式(余白やヘッダーなど)を全く同じものをそのまま使いたい。文章を丸ごと入れ替えたい
時。

①下書きした文章をすべての文字を全て選択(ショートカットキーならCtrl+A)し
そのままコピー(ショートカットキーならCtrl+C)

受領書元文章

②使いたい元のWordのファイルのすべての文字を全て選択(ショートカットキーならCtrl+A)し
そのまま貼り付け(ショートカットキーならCtrl+V)

受領書貼り付け

③Wordのファイルを「名前を付けて保存」(ショートカットキーならF12)

文字列を丸ごとコピーして丸ごと貼り付けることにより
細かいことを一切気にせずに、一気に置換することができます。
はい!完了!!
10秒で完了です!

 

「上書き入力」は秒で文字を置換できる

「上書き入力」の時短

  • 文字を削除してから新しい文字を入力する場合
     1.文字をBSなどで削除する
    (文字数だけキーを押す。「おはようございます」なら9文字:約5秒)

     2.新しい文字を入力する
  • 文字を反転させて、上書き入力する場合
     1.マウスで反転させる(1操作:1秒)
     おはようございます
     2.新しい文字を入力する

「上書き状態」は文字を削除できる前段階です

これは必ず覚えておいてください。

仕事の効率アップは、ちょっとした時短の積み重ね

ファイルに名前を付けて保存は「秒」でできます
文字を削除や置換するのも「秒」でできます

先ほどはWordやOutlookの例を紹介しましたが、
これはWindowsの機能です。
知っていると他の場面でも時短ができるようになりました。
また今後紹介しますが、ファイル名の変更も秒でできるようになります。

 

このように一つ知識があるだけで、少し時短ができます。
パソコンを早く使えるようになるには、この少しの時短の積み重ねとなります。

 

時短できることが増えると、少しずつ少しずつ
パソコンの操作が早くなり、仕事の効率が上がるのは間違いありません!

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